ACCIONES PARA EVENTOS SUSTENTABLES

Hoy en día cada vez vamos siendo más consientes de la importancia de cuidar nuestro medio ambiente y aportar a las comunidades que seleccionamos como sede para  los eventos, esto ha llevado a que cobre relevancia la aplicación de acciones que nos ayudan a lograr este equilibrio entre nosotros, el evento, el entorno, la comunidad local y la preservación de los recursos con los que cuenta cada destino.

Los clientes y cada uno de los meeting planners,  buscamos destacar e implementar una nueva manera de llevar a cabo los eventos con cada vez menor impacto ecológico y con mayores beneficios para los destinos que albergan por algunos días a nuestros invitados.

Algunas recomendaciones para realizar eventos sustentables serían:

* Invitaciones electrónicas o usando papel o materiales reciclados, los grupos en las redes sociales también pueden ser excelentes para invitar y confirmar asistencia.
 
* Apoyarnos de proveedores locales para evitar traslados largos con alto consumo de combustibles.


*En lugar de colocar botellas de agua, fomentar el uso de jarras de agua para reducir la cantidad de basura generada.

*Colocar hojas de papel reciclado para las notas de los asistentes. 


*Desarrollar una agenda donde no haya muchos traslados para reducir el uso de vehículos y fomentar que los invitados caminen.

*Servilletas de tela en lugar de las de papel.

*Utilizar para los menús ingredientes que se produzcan en la localidad que se eligió como sede, de esta forma se apoya a la comunidad.

*Utilizar para los centros de mesa y decoraciones flores de temporada y de ser posible que se cultiven en la región en la se llevará a cabo el evento, si el evento es de varios días utilizar la creatividad para rehusar las flores. Una tendencia que es ecológica y nos ayuda a perpetuar la experiencia del evento es el uso de macetas que los asistentes pueden llevarse y colocar en sus casas u oficinas.

*Reciclar elementos para utilizarlos en la decoración del evento es una tendencia que luce mucho y atrae las miradas de los asistentes y les encanta!!

*Regalar semillas a los asistentes para que las planten en sus viviendas o localidad.

*Colocar diferentes contenedores para clasificar los residuos generados.

*Utilizar productos locales y si además tienen el sello de comercio justo mucho mejor.

*Realizar actividades de responsabilidad social enfocadas a recolección de basura, reforestación o ayuda a comunidades locales, además de una muy buena actividad de integración la satisfacción de ayudar es inigualable.

*Dar como regalo a los invitados artesanías o artículos elaborados por artesanos o productores locales.

Es así como poco a poco y de acción en acción el objetivo es que un día todos los eventos en todos los países lleguen a ser totalmente sustentables, es una gran labor para los organizadores de eventos el aportar información a nuestros clientes de todo lo que se puede llevar a cabo y mantenernos actualizados en cuanto a las tendencias en “Green Meetings”.

¿Y tú has puesto en práctica algunas de estas acciones en tus eventos?

¿Qué otras recomendaciones nos darías para eventos sustentables?

Andrea Garcia Ponds

Zahír Special Events & Meetings

RETOS DEL MEETING PLANNER ACTUAL

Hoy día como meeting planners nos enfrentamos a retos diarios para poder ser la mejor opción para nuestros clientes tales como:

*Certificarnos para darle mayor valor y peso a nuestros conocimientos y mayor certeza al cliente sobre el servicio que brindaremos.

*Conocer y estar al tanto de las tendencias  en cuanto a colores, decoración, temáticas, shows.

*Tener conocimientos y herramientas sobre green meetings, responsabilidad social y sustentabilidad que la mayoría de los clientes ya lo están tomando muy en cuenta para implementar acciones al respecto en sus eventos.

*Mantenernos actualizados sobre aperturas y remodelaciones de recintos, hoteles y locaciones que podríamos llegar a utilizar para el perfil de eventos que trabajamos, tanto en nuestro país como en otros y darnos la oportunidad para ir  a verlos físicamente para poder ofrecer una recomendación acertada a nuestros clientes.

*Estar al tanto de aplicaciones y software que tanto a nosotros como a nuestros clientes nos ayudan a tener un mejor control y facilitan la operación del evento.

*Construir una red de proveedores que realmente podamos considerarlos una extensión de nuestro equipo de trabajo y tener plena confianza en el servicio o producto que ofrecen.

*Asistir a las expos y eventos especializados para Turismo de Reuniones  en nuestro país y fuera de este, ya que además de que nos brindan un programa de ponencias y capacitación muy profesional y actual, las oportunidades de networking nos permiten ir construyendo alianzas comerciales con verdaderos profesionales.

*Ante los clientes de hoy día mucho más informados tenemos el reto de mostrarles porque somos verdaderos profesionales y especialistas en lo que hacemos y esto solo se logra estando la tanto de “todo” lo que ocurre alrededor de lo que hacemos para brindarle asesoría y recomendación en base a lo que funciona actualmente y genera verdaderas experiencias.

*Asesorar a nuestros clientes en cuanto a lo que es viable o no de acuerdo al presupuesto o sede del evento y brindar opciones que sustituyan lo que no es posible.

*Optimizar el presupuesto asignado a cada evento sin que esto límite nuestra creatividad para crear experiencias memorables.

Retos interesantes que nos desafían día con día y ante los que no tenemos otra opción que superarlos e implementar estrategias alineadas  a estos en nuestro desarrollo y practica profesional.

Andrea Garcia Ponds

Zahír Special Events & Meetings

PROMESAS VS REALIDADES PARA UN EVENTO

Te ha pasado que cuando los proveedores van a proponer o cerrar un evento contigo todo es maravilloso, todo se puede y todo es accesible...

Te comento que no es tan fácil,  todos los hoteles o recintos siempre tienen restricciones las cuales te deben indicar desde un principio y antes de firmar el contrato ya que esto puede influir mucho en las decisiones referente a los requisitos del evento y el no saberlo o no tener una solución durante la operación se puede volver una pesadilla para el meeting planner.

Afortunadamente existen algunos hoteles con los que hemos hecho una excelente mancuerna y adoptan nuestra filosofía de que cada evento es único y hay que dar el 100% para que este sea un éxito, y lo que no se pueda realizar por políticas se busque la mejor alternativa.

Prestadores de servicios turísticos hay que estar en constante renovación de ideas para que cada evento sea una experiencia única y no sea uno más, hay que proponer, ser más creativos y sobre todo dejar ser……  basta de los NO que sabemos se pueden modificar, sean felices en su trabajo porque tu actitud es la cara de toda la empresa.

Y tu estas dispuesto a ver el cómo si?

NAYELI GUEVARA

Zahír Special Events & Meetings