7 PUNTOS BÁSICOS PARA CONFIRMAR INVITADOS

En sus marcas, listos llegó la hora de confirmar asistencia al evento...

¿Cómo lo hacemos?

Te ha pasado que llamas, no puedes localizar al participante al evento y ya solo queda una semana!! y además el cliente presiona para tener a la gran mayoria de invitados confirmados, ¡te suena familiar?

A lo largo de estos años en Zahír uno de los retos que he tenido ha sido confirmar a los invitados a los eventos en tiempo récord.

 A continuación comparto 7 puntos que me han llevado a lograrlo:

1. Sonreír

Al realizar la llamada lo hago con una sonrisa. A través del teléfono también transmites energía que es captada por el receptor, es fundamental que el primer contacto sea cordial aunque no este  frente a ti la persona, de esta manera se crea un mejor vinculo.   

2. Recalca a cada invitado la importancia de su asistencia al evento.

Trata al invitado como lo mas importante del evento. A todos nos gusta que nos hagan sentir importantes, pues en las confirmaciones no es la excepción, ellos son pieza fundamental para que se lleve a cabo el evento y que el cliente siga invirtiendo en los eventos.   

3. Crea alianzas con las asistentes o colaboradores.

Me he topado con algunos inconvenientes que retrasan el trabajo como por ejemplo que los correos no los revisan los participantes sino sus asistentes o colaboradores y muchas veces se van a spam. Es de suma importancia hacerles saber que ellos te ayudaran a ti a llegar a sus jefes para obtener la respuesta de Si o No asisto. Toma nota de sus nombres para que en la siguiente llamada los contactes y déjales el tuyo con tus números para que te ubiquen mas fácil en la siguiente llamada. 

4. Confirmaciones vía mail.

La mayoría trae sus correos electrónicos en sus dispositivos móviles y resulta mucho mas rápido que confirmen. Pero si no los responden en ese momento suelen olvidarlo, si no hay respuesta en dos días entonces se deberá reenviar. Otro inconveniente es cuando les llega en Spam, cuando pasan ya tres días y no recibes alguna notificación de recibido debes llamar.

5. Seguimiento de acuerdo a notas.

En todo momento deberá estar actualizada la lista de participantes con sus respectivas observaciones. El cliente te agradecerá que todos los días sepa quienes van confirmados y quienes han cancelado. 

6. Todos los invitados son VIP.

Trata a los participantes como si fueran tu propio cliente. Quizá alguno de ellos se adecue a la filosofía de la empresa y logren una alianza mas grande.  

7. Disfruta el proceso.

Confirmar asistentes al evento puede resultar divertido, la actitud es factor fundamental para obtener respuestas y lograr confirmación al evento. Es agradable como el día del evento todos te ubican, saludan y es cuando llega la recompensa de que hiciste muy bien tu trabajo.

Los eventos no tienen vuelta atrás, mantén tu sonrisa verás que todo fluye y además tendras a todos los invitados confirmados o por lo menos la gran mayoría.

Nayeli Martínez

Arquitecta de Sonrisas

Zahír Special Events

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