¿Quieres impactar en tus eventos?

¿Llevas años llevando a cabo un evento, siempre de la misma forma?

Te propongo pensar fuera de la caja enfocándote en la experiencia que disfrutarán tus invitados para que cada uno de tus eventos tenga personalidad propia.

Algunas recomendaciones son:

 

*Atrévete a montar decoraciones fuera de lo común.

*Haz que los invitados tengan participación en algún momento del evento, te aseguro les encantará.

*Cambia la estructura de lo que ha sido la agenda de tu evento en años anteriores para causar sorpresa con lo que los invitados esperan de ti.

*Pon atención a las bebidas es un elemento que nunca puede faltar y una gran oportunidad para impresionar.

*La comida es fundamental para transmitir emociones, dejar huella y causar impacto, selecciona muy bien el menú y tipo de alimentos.

*Montajes relajados que permitan a las personas estar cómodas y convivir unas con otras.

*Música acorde a los gustos de los invitados pero con un toque diferenciador

que ponga el ambiente, tomarlos en cuenta y preguntarles que tipo música les

gusta los haría sentir increíble.

*Los recuerdos y prolongadores de la experiencia de tu evento no pueden faltar y un potobooth es una excelente idea para tener fotos divertidas, hay muchas formas de montarlo y hacer que sea divertido y memorable.

*Asesórate y contrata a expertos que te ayuden a ahorrar tiempo en la 

planeación, coordinación, logística y operación de tu evento para que lo puedas disfrutar como un invitados más sin preocuparte de que todo saldrá excelente.

¿Tú qué opinas?

Andrea García

Intérprete de Ideas

Zahír Special Events 

& Meetings

La fascinante búsqueda...

Hoy en día las necesidades y gustos para la realización de los eventos han cambiado demasiado, a la mayoría de los participantes les encanta verse involucrados en un ambiente diferente a su entorno habitual, que los sorprenda, los haga salir de su zona de confort, que los llene de vivencias y emociones y lo mejor de todo preocupándose por contribuir con el medio ambiente y la sociedad.

Ya sea una junta, teambuilding, convención, capacitación, etc. Nos hemos dado cuenta de que las personas se vuelven más creativas, participativas y se comprometen más con sus empresas cuando en estos eventos se desarrolla un temario llamativo y dinámico en los que ellos puedan aportar ideas, desarrollarlas en equipo y que tenga un gran impacto personal y profesional; también lo que influye demasiado es el lugar donde se lleve a cabo, ya que el hecho de saber que es preparado especialmente para ellos es un factor importante para su motivación y si a esto se le suman diferentes sorpresas las cuales los hagan sentir especiales serán el detonante para que sea todo un éxito.

Nos encanta estar al día con las tendencias, adaptarlas a su tipo de evento y ofrecerles elementos sorprendentes y divertidos que enriquezcan sus eventos para que no sean el típico salón 4 paredes con una pantalla.

¿Estas listo para sorprender a tus invitados?

Nayeli Guevara

Artesana de Momentos

Zahír Special Events & Meetings

7 PUNTOS BÁSICOS PARA CONFIRMAR INVITADOS

En sus marcas, listos llegó la hora de confirmar asistencia al evento...

¿Cómo lo hacemos?

Te ha pasado que llamas, no puedes localizar al participante al evento y ya solo queda una semana!! y además el cliente presiona para tener a la gran mayoria de invitados confirmados, ¡te suena familiar?

A lo largo de estos años en Zahír uno de los retos que he tenido ha sido confirmar a los invitados a los eventos en tiempo récord.

 A continuación comparto 7 puntos que me han llevado a lograrlo:

1. Sonreír

Al realizar la llamada lo hago con una sonrisa. A través del teléfono también transmites energía que es captada por el receptor, es fundamental que el primer contacto sea cordial aunque no este  frente a ti la persona, de esta manera se crea un mejor vinculo.   

2. Recalca a cada invitado la importancia de su asistencia al evento.

Trata al invitado como lo mas importante del evento. A todos nos gusta que nos hagan sentir importantes, pues en las confirmaciones no es la excepción, ellos son pieza fundamental para que se lleve a cabo el evento y que el cliente siga invirtiendo en los eventos.   

3. Crea alianzas con las asistentes o colaboradores.

Me he topado con algunos inconvenientes que retrasan el trabajo como por ejemplo que los correos no los revisan los participantes sino sus asistentes o colaboradores y muchas veces se van a spam. Es de suma importancia hacerles saber que ellos te ayudaran a ti a llegar a sus jefes para obtener la respuesta de Si o No asisto. Toma nota de sus nombres para que en la siguiente llamada los contactes y déjales el tuyo con tus números para que te ubiquen mas fácil en la siguiente llamada. 

4. Confirmaciones vía mail.

La mayoría trae sus correos electrónicos en sus dispositivos móviles y resulta mucho mas rápido que confirmen. Pero si no los responden en ese momento suelen olvidarlo, si no hay respuesta en dos días entonces se deberá reenviar. Otro inconveniente es cuando les llega en Spam, cuando pasan ya tres días y no recibes alguna notificación de recibido debes llamar.

5. Seguimiento de acuerdo a notas.

En todo momento deberá estar actualizada la lista de participantes con sus respectivas observaciones. El cliente te agradecerá que todos los días sepa quienes van confirmados y quienes han cancelado. 

6. Todos los invitados son VIP.

Trata a los participantes como si fueran tu propio cliente. Quizá alguno de ellos se adecue a la filosofía de la empresa y logren una alianza mas grande.  

7. Disfruta el proceso.

Confirmar asistentes al evento puede resultar divertido, la actitud es factor fundamental para obtener respuestas y lograr confirmación al evento. Es agradable como el día del evento todos te ubican, saludan y es cuando llega la recompensa de que hiciste muy bien tu trabajo.

Los eventos no tienen vuelta atrás, mantén tu sonrisa verás que todo fluye y además tendras a todos los invitados confirmados o por lo menos la gran mayoría.

Nayeli Martínez

Arquitecta de Sonrisas

Zahír Special Events

& Meetings

10 puntos que los event & meeting planners valoramos en una presentación de destino

Recientemente asistí a una feria en donde como parte del programa cada comida y cena era patrocinada por un destino y al tener cautivos a los organizadores de eventos aprovecharon la oportunidad para hacer una presentación de sus destinos.

Salvo una presentación que si se enfocó en presentar de forma emocional su destino con videos excelentes que nos mostraban lo que ofrece el lugar y además todo el menú fue en base a platillos tradicionales y un giveaway emblemático, en los demás casos las presentaciones fueron tediosas,  aburridas, basadas en discursos y textos que se olvidan fácilmente, lo lamentable es que desmerecen a su destino y no logran que nos llevemos la información necesaria para poder promocionarlo y venderlo a nuestros clientes.

¿Qué buscamos los organizadores de eventos de una presentación de destino?

1. Datos concretos de capacidad máxima de alojamiento, categorías de infraestructura hotelera, frecuencias aéreas…
2. Omitir los detalles técnicos que fácilmente podemos obtener con una búsqueda en su página web.
3. Queremos que nos cautiven con las ventajas de hacer eventos en su destino y nos dejen claro cuáles son sus ventajas competitivas. 
4. Cuáles son las experiencias que se pueden vivir al estar ahí.
5. Qué recintos y locaciones espectaculares poseen para nuestros montajes de apertura y clausura.
6. Cómo podríamos integrar a la comunidad local en nuestro evento.
7. Queremos probar y deleitarnos con su gastronomía, música, tradiciones...
8. Nos interesa saber si cuentan con dmc's y profesionales calificados para atender nuestros grupos.
9. Deseamos que sin importar lo cerca o lejos que estemos de su destino en el tiempo que dure su presentación nos lleven a él y nos generen el deseo de querer estar ahí cuanto antes!!
10. Presenten material tan cautivador que nos hagan tomar una foto o anotar un detalle destacado para compartir nuestra experiencia del destino y su presentación en nuestras redes sociales y a nuestros clientes.

Los resultados serían excelentes ya que seguramente recordaríamos la mayor parte de la presentación y nos seria muy facil a los organizadores transmitir la información pero sobre todo la experiencia de una probadita de su destino a nuestros clientes teniendo elementos para convencerlos de que son la sede idónea para sus eventos.

Los discursos interminables llenos de protocolos y con diapositivas cargadas de texto y datos técnicos no venden ni nos convence hoy en día, salimos de la presentación aturdidos y sin recordar casi nada de lo dicho y esa no es la intención.

                                                    Tú ¿qué opinas?

Andrea García

CEO

Intérprete de Ideas

Zahír Special Events & Meetings

CELEBRANDO 3er ANIVERSARIO

WOW 3 años de aventuras, experiencias, aprendizaje continuo, episodios difíciles, incómodos pero también de incontables gratos momentos que nos llenan el alma, dan sentido a este proyecto y nos aportan día con día la energía para seguir construyendo una marca basada en marcar la diferencia a través de momentos y experiencias. 

Aún recuerdo el primer evento que Zahír llevó a cabo y es genial darme cuenta que la emoción y adrenalina del arranque de un nuevo proyecto sigue intacta como ese primer díay se vuelve a hacer presenrte con el inicio de cada evento.

Les comparto que mi momento favorito en cada evento es ese instante en que abrimos el telón y llega la hora de estar en el escenario frente a nuestro público haciendo que todo el trabajo de días y a veces meses cobre vida haciéndose VISIBLE, gracias al equipo de trabajo y a la red de proveedores que se suman a nuestros proyectos, ese momento de estar en contacto con los invitados de verlos entrar en contacto con todo lo preparado para deleitarlos, no puedo describir la emoción que me causa... 

Poder disfrutar de las expresiones y comentarios de nuestros clientes y sus invitados al momento en que el evento fluye, ver sus caras desde algún punto estratégico y disfrutar de verlos gozar el momento PRESENTE, es la mejor retroalimentación y de lo más gratificante que como organizadores de eventos tenemos.

Mucho se dice de amar y disfrutar nuestro trabajo ya que de esa forma no lo vemos como una obligación y es verdad, ser guiado por algo que te apasiona no quiere decir que todos los días sean felices con miel sobre hojuelas, ya que al ser emprendedoras vivimos momentos de estrés extremo, frustraciones, situaciones complicados y días en los que deseamos salir corriendo para poder tomar un respiro, sin embargo basta recordar todo lo que hemos logrado a lo largo de estos 3 años guiándonos por un sueño, viendo las fotos de nuestros eventos, una platica entre el equipo de trabajo, que de verdad no podía haber sido mejor, o leer los comentarios de los clientes respecto al servicio que les hemos brindado y eso le vuelve a dar sentido a todo renovando las energías para continuar creando magia en cada evento, dejando huella en cada una de las personas a las que tenemos la fortuna de llegar con nuestro trabajo para lograr que su experiencia sea INOLVIDABLE.

Celebrar 3 años es increíble y lo mejor de todo es que vamos por muchos más!!

Gracias a cada persona que siendo nuestros familiares, clientes, amigos, colegas, maestros, proveedores han hecho posible llegar a este día de gran regocijo y celebración.

ANDREA GARCIA

CEO

ZAHIR SPECIAL EVENTS

& MEETINGS