EMPEZAR LA AVENTURA DE LOS EVENTOS

Cuando comencé en el mundo de los eventos nunca imaginé que sería tan afortunada de vivir experiencias únicas gracias a mi trabajo, certificaciones como event planner, viajes, hacer equipo con proveedores profesionales, shows en vivo, recintos increíbles,  aprender de la solución de casos en el momento, sonrisas y agradecimientos de los clientes y sus invitados especiales o colaboradores por haber tenido un evento grandioso. 

Mi primera experiencia en el mundo de los eventos fue en una convención, en Cancún, y puedo decir que fue una experiencia inolvidable, lo que viví fue solo un poco de lo que serían grandes eventos después.

Les comparto algunos tips para los que inician en este mundo de los eventos:

1.       Capacitación contante.  Aprende todo lo que puedas, asiste a cursos, certifícate, has visitas de inspección a diferentes recintos, asiste a eventos del medio, etc; esto le dará un plus a tu empresa y a ti mismo, relacionarte y conocer te ayudarán cuando tengas un evento en puerta.

2.       Diviértete y enamórate de lo que haces. Eres el que contagiará al cliente para que viva un evento inolvidable, como organizadores debemos disfrutar de cada detalle y si hay algo que no cuadra tener la capacidad para resolverlo en el momento.

3.       No pierdas a capacidad de asombro. Si a ti te emociona lo que está preparado para el evento imagina lo que ocasionarás con tu talento y creatividad al cliente.

4.       Amarás el estrés. Es impresionante ver todo lo que involucra un evento, que todo esté en tiempo y forma, desde el despliegue de producción, montaje, personas, colores, alimentos, música, show, esfuerzo y por supuesto la pasión que todo el equipo demuestra para obtener el mejor resultado.

5.       Agradece y Sonríe. Ser agradecido hará que tus proveedores, clientes y equipo de trabajo quieran trabajar contigo. Mientras más disfrutes tu trabajo, tendrás un mejor desempeño.

En Zahír estamos en constante búsqueda de nuevas experiencias y acercamiento a los clientes, tenemos un espíritu aventurero, nos gusta estar en contacto con lo que sucede en el mundo, las tendencias, nos expresamos por medio de detalles, sacamos ideas, las trabajamos y por último se traducen en eventos visibles – presentes - inolvidables.

NAYELI MARTINEZ

ARQUITECTA DE SONRISAS

ZAHIR SPECIAL EVENTS

& MEETINGS

7 PUNTOS BÁSICOS PARA CONFIRMAR INVITADOS

En sus marcas, listos llegó la hora de confirmar asistencia al evento...

¿Cómo lo hacemos?

Te ha pasado que llamas, no puedes localizar al participante al evento y ya solo queda una semana!! y además el cliente presiona para tener a la gran mayoria de invitados confirmados, ¡te suena familiar?

A lo largo de estos años en Zahír uno de los retos que he tenido ha sido confirmar a los invitados a los eventos en tiempo récord.

 A continuación comparto 7 puntos que me han llevado a lograrlo:

1. Sonreír

Al realizar la llamada lo hago con una sonrisa. A través del teléfono también transmites energía que es captada por el receptor, es fundamental que el primer contacto sea cordial aunque no este  frente a ti la persona, de esta manera se crea un mejor vinculo.   

2. Recalca a cada invitado la importancia de su asistencia al evento.

Trata al invitado como lo mas importante del evento. A todos nos gusta que nos hagan sentir importantes, pues en las confirmaciones no es la excepción, ellos son pieza fundamental para que se lleve a cabo el evento y que el cliente siga invirtiendo en los eventos.   

3. Crea alianzas con las asistentes o colaboradores.

Me he topado con algunos inconvenientes que retrasan el trabajo como por ejemplo que los correos no los revisan los participantes sino sus asistentes o colaboradores y muchas veces se van a spam. Es de suma importancia hacerles saber que ellos te ayudaran a ti a llegar a sus jefes para obtener la respuesta de Si o No asisto. Toma nota de sus nombres para que en la siguiente llamada los contactes y déjales el tuyo con tus números para que te ubiquen mas fácil en la siguiente llamada. 

4. Confirmaciones vía mail.

La mayoría trae sus correos electrónicos en sus dispositivos móviles y resulta mucho mas rápido que confirmen. Pero si no los responden en ese momento suelen olvidarlo, si no hay respuesta en dos días entonces se deberá reenviar. Otro inconveniente es cuando les llega en Spam, cuando pasan ya tres días y no recibes alguna notificación de recibido debes llamar.

5. Seguimiento de acuerdo a notas.

En todo momento deberá estar actualizada la lista de participantes con sus respectivas observaciones. El cliente te agradecerá que todos los días sepa quienes van confirmados y quienes han cancelado. 

6. Todos los invitados son VIP.

Trata a los participantes como si fueran tu propio cliente. Quizá alguno de ellos se adecue a la filosofía de la empresa y logren una alianza mas grande.  

7. Disfruta el proceso.

Confirmar asistentes al evento puede resultar divertido, la actitud es factor fundamental para obtener respuestas y lograr confirmación al evento. Es agradable como el día del evento todos te ubican, saludan y es cuando llega la recompensa de que hiciste muy bien tu trabajo.

Los eventos no tienen vuelta atrás, mantén tu sonrisa verás que todo fluye y además tendras a todos los invitados confirmados o por lo menos la gran mayoría.

Nayeli Martínez

Arquitecta de Sonrisas

Zahír Special Events

& Meetings

RETOS DEL MEETING PLANNER ACTUAL

Hoy día como meeting planners nos enfrentamos a retos diarios para poder ser la mejor opción para nuestros clientes tales como:

*Certificarnos para darle mayor valor y peso a nuestros conocimientos y mayor certeza al cliente sobre el servicio que brindaremos.

*Conocer y estar al tanto de las tendencias  en cuanto a colores, decoración, temáticas, shows.

*Tener conocimientos y herramientas sobre green meetings, responsabilidad social y sustentabilidad que la mayoría de los clientes ya lo están tomando muy en cuenta para implementar acciones al respecto en sus eventos.

*Mantenernos actualizados sobre aperturas y remodelaciones de recintos, hoteles y locaciones que podríamos llegar a utilizar para el perfil de eventos que trabajamos, tanto en nuestro país como en otros y darnos la oportunidad para ir  a verlos físicamente para poder ofrecer una recomendación acertada a nuestros clientes.

*Estar al tanto de aplicaciones y software que tanto a nosotros como a nuestros clientes nos ayudan a tener un mejor control y facilitan la operación del evento.

*Construir una red de proveedores que realmente podamos considerarlos una extensión de nuestro equipo de trabajo y tener plena confianza en el servicio o producto que ofrecen.

*Asistir a las expos y eventos especializados para Turismo de Reuniones  en nuestro país y fuera de este, ya que además de que nos brindan un programa de ponencias y capacitación muy profesional y actual, las oportunidades de networking nos permiten ir construyendo alianzas comerciales con verdaderos profesionales.

*Ante los clientes de hoy día mucho más informados tenemos el reto de mostrarles porque somos verdaderos profesionales y especialistas en lo que hacemos y esto solo se logra estando la tanto de “todo” lo que ocurre alrededor de lo que hacemos para brindarle asesoría y recomendación en base a lo que funciona actualmente y genera verdaderas experiencias.

*Asesorar a nuestros clientes en cuanto a lo que es viable o no de acuerdo al presupuesto o sede del evento y brindar opciones que sustituyan lo que no es posible.

*Optimizar el presupuesto asignado a cada evento sin que esto límite nuestra creatividad para crear experiencias memorables.

Retos interesantes que nos desafían día con día y ante los que no tenemos otra opción que superarlos e implementar estrategias alineadas  a estos en nuestro desarrollo y practica profesional.

Andrea Garcia Ponds

Zahír Special Events & Meetings

Meeting Place Puebla 2014

 Hace unas semanas fuimos parte del programa de Meeting Place Puebla y quiero compartirles nuestra experiencia…

 ¡¡y vaya que nos sorprendieron!!

Una ardua campaña en las redes sociales y correos electrónicos con información sobre el 8vo Congreso de Meeting Planners y del Meeting Place nos tenían a la expectativa sobre el programa y lo que las agendas de estos dos eventos nos tenían preparado y todo lo publicado se quedó corto a lo que fue disfrutarlo en la realidad.

Después de algún tiempo sin visitar Puebla fue una enorme sorpresa redescubrir esta ciudad que hoy día luce radiante con un balance perfecto entre historia, cultura y modernidad que en conjunto dan como resultado una gran experiencia en el destino.

Previo al Meeting Place Puebla participamos en el 8vo Congreso de Meeting Planners que tuvo como sede el recién inaugurado Hotel Misión Grand Ex Hacienda de Chautla, un lugar espectacular rodeado de naturaleza y de instalaciones extraordinarias que se adaptan a todo  tipo de eventos y que nos tenía encantados.

El programa del congreso basado en “Cajas de la creatividad” con ponentes de primer nivel, Mari Carmen Obregon, Adriana Diaz-Berrio y Eduardo Chaillo, con un montaje diferente para cada charla y marcando la diferencia al vivir un formato de congreso abierto nos dejaron con ganas de más y se generó un networking extraordinario.

Para dar paso al inicio del Meeting Place tuvimos la fortuna de presenciar el espectáculo “Noches de Leyenda” en el Lago de la Concordia, nos encantó y a todos los que aún no lo hayan visto se los recomendamos, está hermoso!!

Dos días de citas muy productivas en el piso de exposición en las instalaciones del Centro Expositor que con  instalaciones de primer nivel y amplios espacios es apto para todo tipo de eventos, tambien tuvimos la oportunidad de visitar el Centro de Convenciones William O. Jenkins, que con espacios que son vestigios de la historia está perfectamente adecuado para contar con diferentes capacidades para albergar nuestros eventos.

En la cena ofrecida por el Gobierno del Estado, el Gobernador Rafael Moreno Valle destacó algunos de los motivos por los cuales considerar a Puebla como sede de nuestros eventos:

Fue muy grato ver el gran trabajo que en materia de turismo han realizado encabezados por el Secretario Roberto Trauwitz y conocer de algunos de los proyectos en puerta que seguirán poniendo a Puebla entre los principales destinos a la vanguardia y con la infraestructura de primer nivel para todo tipo de eventos.

Sin duda un gran evento con un networking muy rico entre amigos y colegas intercambiando experiencias y disfrutando de grandes momentos gracias a la excelente labor de todo el equipo que hizo posible Meeting Place Puebla encabezados por Fernando Compeán.

¿Y tú ya descubriste y redescubriste Puebla?

¡¡No te lo puedes perder!! 

ANDREA GARCIA

Zahír Special Events & Meetings

andreag@zahir.mx