Cada
que recibimos una llamada o un mail con una solicitud de evento hay varios
aspectos fundamentales a tener en cuenta para poder orientar bien a nuestro
cliente y que se logre visualizar el evento de la misma manera, enfocados hacia
el mismo objetivo y al darle vida podamos cubrir y superar sus expectativas.
Las 7
preguntas básicas que guían el rumbo de un evento y las acciones a seguir por
parte del meeting planner son:
¿QUÉ?
¿Qué
tipo de evento se desea realizar?
Una
junta, capacitación, integración,
seminario, convención, celebración de gala, coctel… ¿Qué tipo de
montaje le gustaría? Con su respuesta podemos empezar a asesorarlo sobre lo
que es más conveniente y lucirá mejor.
¿QUIÉN?
¿Quiénes
serán los asistentes al evento?
Son
colaboradores de la compañía, directivos,
socios, clientes, distribuidores, esto nos ayudará a perfilar e ir
estructurando lo que nos está siendo solicitado.
¿Quién
es el anfitrión del evento que vamos a organizar?
Es
muy importante tener claro que empresa, área, director, gerente es el anfitrión del evento independientemente de
que sea o no la persona que es nuestro contacto principal para la organización
del mismo.
¿POR QUÉ?
¿Por
qué desea llevar a cabo el evento?
Esto
nos llevará a conocer el objetivo principal que guiará todos los esfuerzos
durante la planeación y desarrollo del evento y nuestra meta a alcanzar para
que se cumpla como el cliente lo desea y se den de manera directa o indirecta
los mensajes adecuados para que los asistentes comprendan la razón de ser del
mismo y la importancia de su asistencia.
¿CÓMO?
¿Cómo
le gustaría al cliente que fuera su evento?
Es
fundamental poner atención y escuchar al
cliente para poder entender de qué forma está visualizando que ocurran las cosas en el trascurso del
evento, para que a partir de esto podamos empezar a darle vida a lo que tiene
en mente y generar una agenda y un minute by minute dando énfasis en los que
son los momentos donde se desea causar mayor impacto o atrapar la atención de
los asistentes.
¿DÓNDE?
¿Dónde
le gustaría que se llevara a cabo su evento?
Dentro
de la misma empresa, en un recinto, hotel, locación especial.
En
la misma ciudad o en otra, que tan lejana les gustaría que fuera, un destino de
playa, un pueblo mágico, una ciudad colonial…
¿CUÁNDO?
¿Cuándo
le gustaría que se llevara a cabo el evento?
A lo
mejor aún no tiene una fecha definitiva, pero nos puede ayudar diciéndonos una
fecha probable, mes, época, etc. para en base a esto poder armar la propuesta y
dar nuestra retroalimentación en base a la temporada y el destino que se tiene
en mente.
¿Cuánto
está dispuesto a invertir en el evento? Conocer el presupuesto disponible nos
ayudará a armar una propuesta viable basada en lo que sí se puede tener o
llevar a cabo con los recursos disponibles.
Teniendo
estas respuestas de parte de nuestro cliente cómo primer paso, podremos armar
una propuesta adecuada y con opciones
acorde a lo que realmente nos están solicitando para desde el primer momento
estar en sintonía.
ANDREA GARCIA
Zahír Special Events & Meetings
