7 PREGUNTAS BÁSICAS DEL EVENT & MEETING PLANNER

Cada que recibimos una llamada o un mail con una solicitud de evento hay varios aspectos fundamentales a tener en cuenta para poder orientar bien a nuestro cliente y que se logre visualizar el evento de la misma manera, enfocados hacia el mismo objetivo y al darle vida podamos cubrir y superar sus expectativas.

Las 7 preguntas básicas que guían el rumbo de un evento y las acciones a seguir por parte del meeting planner son:

¿QUÉ?

¿Qué tipo de evento  se desea realizar?

Una junta, capacitación, integración,  seminario, convención,  celebración de gala, coctel… ¿Qué tipo de montaje le gustaría? Con su respuesta podemos empezar a asesorarlo sobre lo que es más conveniente y lucirá mejor.

¿QUIÉN?

¿Quiénes serán los asistentes al evento?

Son colaboradores de la compañía, directivos,  socios, clientes, distribuidores, esto nos ayudará a perfilar e ir estructurando lo que nos está siendo solicitado.

¿Quién es el anfitrión del evento que vamos a organizar?

Es muy importante tener claro que empresa, área, director, gerente es  el anfitrión del evento independientemente de que sea o no la persona que es nuestro contacto principal para la organización del mismo.

¿POR QUÉ?

¿Por qué desea llevar a cabo el evento?

Esto nos llevará a conocer el objetivo principal que guiará todos los esfuerzos durante la planeación y desarrollo del evento y nuestra meta a alcanzar para que se cumpla como el cliente lo desea y se den de manera directa o indirecta los mensajes adecuados para que los asistentes comprendan la razón de ser del mismo y la importancia de su asistencia.

¿CÓMO?

¿Cómo le gustaría al cliente que fuera su evento?

Es fundamental poner atención y escuchar  al cliente para poder entender de qué forma está visualizando  que ocurran las cosas en el trascurso del evento, para que a partir de esto podamos empezar a darle vida a lo que tiene en mente y generar una agenda y un minute by minute dando énfasis en los que son los momentos donde se desea causar mayor impacto o atrapar la atención de los asistentes.

¿DÓNDE?

¿Dónde le gustaría que se llevara a cabo su evento?

Dentro de la misma empresa, en un recinto, hotel, locación especial.

En la misma ciudad o en otra, que tan lejana les gustaría que fuera, un destino de playa, un pueblo mágico, una ciudad colonial…

 

¿CUÁNDO?

¿Cuándo le gustaría que se llevara a cabo el evento?

A lo mejor aún no tiene una fecha definitiva, pero nos puede ayudar diciéndonos una fecha probable, mes, época, etc. para en base a esto poder armar la propuesta y dar nuestra retroalimentación en base a la temporada y el destino que se tiene en mente.

                                                      ¿CUÁNTO?

¿Cuánto está dispuesto a invertir en el evento? Conocer el presupuesto disponible nos ayudará a armar una propuesta viable basada en lo que sí se puede tener o llevar a cabo con los recursos disponibles.

Teniendo estas respuestas de parte de nuestro cliente cómo primer paso, podremos armar una propuesta adecuada  y con opciones acorde a lo que realmente nos están solicitando para desde el primer momento estar en sintonía.

ANDREA GARCIA

Zahír Special Events & Meetings

ACCIONES PARA EVENTOS SUSTENTABLES

Hoy en día cada vez vamos siendo más consientes de la importancia de cuidar nuestro medio ambiente y aportar a las comunidades que seleccionamos como sede para  los eventos, esto ha llevado a que cobre relevancia la aplicación de acciones que nos ayudan a lograr este equilibrio entre nosotros, el evento, el entorno, la comunidad local y la preservación de los recursos con los que cuenta cada destino.

Los clientes y cada uno de los meeting planners,  buscamos destacar e implementar una nueva manera de llevar a cabo los eventos con cada vez menor impacto ecológico y con mayores beneficios para los destinos que albergan por algunos días a nuestros invitados.

Algunas recomendaciones para realizar eventos sustentables serían:

* Invitaciones electrónicas o usando papel o materiales reciclados, los grupos en las redes sociales también pueden ser excelentes para invitar y confirmar asistencia.
 
* Apoyarnos de proveedores locales para evitar traslados largos con alto consumo de combustibles.


*En lugar de colocar botellas de agua, fomentar el uso de jarras de agua para reducir la cantidad de basura generada.

*Colocar hojas de papel reciclado para las notas de los asistentes. 


*Desarrollar una agenda donde no haya muchos traslados para reducir el uso de vehículos y fomentar que los invitados caminen.

*Servilletas de tela en lugar de las de papel.

*Utilizar para los menús ingredientes que se produzcan en la localidad que se eligió como sede, de esta forma se apoya a la comunidad.

*Utilizar para los centros de mesa y decoraciones flores de temporada y de ser posible que se cultiven en la región en la se llevará a cabo el evento, si el evento es de varios días utilizar la creatividad para rehusar las flores. Una tendencia que es ecológica y nos ayuda a perpetuar la experiencia del evento es el uso de macetas que los asistentes pueden llevarse y colocar en sus casas u oficinas.

*Reciclar elementos para utilizarlos en la decoración del evento es una tendencia que luce mucho y atrae las miradas de los asistentes y les encanta!!

*Regalar semillas a los asistentes para que las planten en sus viviendas o localidad.

*Colocar diferentes contenedores para clasificar los residuos generados.

*Utilizar productos locales y si además tienen el sello de comercio justo mucho mejor.

*Realizar actividades de responsabilidad social enfocadas a recolección de basura, reforestación o ayuda a comunidades locales, además de una muy buena actividad de integración la satisfacción de ayudar es inigualable.

*Dar como regalo a los invitados artesanías o artículos elaborados por artesanos o productores locales.

Es así como poco a poco y de acción en acción el objetivo es que un día todos los eventos en todos los países lleguen a ser totalmente sustentables, es una gran labor para los organizadores de eventos el aportar información a nuestros clientes de todo lo que se puede llevar a cabo y mantenernos actualizados en cuanto a las tendencias en “Green Meetings”.

¿Y tú has puesto en práctica algunas de estas acciones en tus eventos?

¿Qué otras recomendaciones nos darías para eventos sustentables?

Andrea Garcia Ponds

Zahír Special Events & Meetings

RETOS DEL MEETING PLANNER ACTUAL

Hoy día como meeting planners nos enfrentamos a retos diarios para poder ser la mejor opción para nuestros clientes tales como:

*Certificarnos para darle mayor valor y peso a nuestros conocimientos y mayor certeza al cliente sobre el servicio que brindaremos.

*Conocer y estar al tanto de las tendencias  en cuanto a colores, decoración, temáticas, shows.

*Tener conocimientos y herramientas sobre green meetings, responsabilidad social y sustentabilidad que la mayoría de los clientes ya lo están tomando muy en cuenta para implementar acciones al respecto en sus eventos.

*Mantenernos actualizados sobre aperturas y remodelaciones de recintos, hoteles y locaciones que podríamos llegar a utilizar para el perfil de eventos que trabajamos, tanto en nuestro país como en otros y darnos la oportunidad para ir  a verlos físicamente para poder ofrecer una recomendación acertada a nuestros clientes.

*Estar al tanto de aplicaciones y software que tanto a nosotros como a nuestros clientes nos ayudan a tener un mejor control y facilitan la operación del evento.

*Construir una red de proveedores que realmente podamos considerarlos una extensión de nuestro equipo de trabajo y tener plena confianza en el servicio o producto que ofrecen.

*Asistir a las expos y eventos especializados para Turismo de Reuniones  en nuestro país y fuera de este, ya que además de que nos brindan un programa de ponencias y capacitación muy profesional y actual, las oportunidades de networking nos permiten ir construyendo alianzas comerciales con verdaderos profesionales.

*Ante los clientes de hoy día mucho más informados tenemos el reto de mostrarles porque somos verdaderos profesionales y especialistas en lo que hacemos y esto solo se logra estando la tanto de “todo” lo que ocurre alrededor de lo que hacemos para brindarle asesoría y recomendación en base a lo que funciona actualmente y genera verdaderas experiencias.

*Asesorar a nuestros clientes en cuanto a lo que es viable o no de acuerdo al presupuesto o sede del evento y brindar opciones que sustituyan lo que no es posible.

*Optimizar el presupuesto asignado a cada evento sin que esto límite nuestra creatividad para crear experiencias memorables.

Retos interesantes que nos desafían día con día y ante los que no tenemos otra opción que superarlos e implementar estrategias alineadas  a estos en nuestro desarrollo y practica profesional.

Andrea Garcia Ponds

Zahír Special Events & Meetings

ORQUÍDEA RADIANTE EL COLOR DEL 2014

Este año Pantone, la empresa que define los estándares de colores a nivel mundial para la industria del diseño, anunció que el color favorito del 2014 será el Orquídea Radiante. Un tono que transmite “una gran alegría, amor y salud”.

Según Leatrice Eiseman, directora ejecutiva del Pantone Color Institute, “es una invitación a la innovación, despierta la creatividad y la imaginación”. Esta mezcla de fucsia, morado y rosa, inspira confianza y destila alegría.

Pantone también anunció la paleta de colores para la primavera del 2014, que incluye pasteles suaves como el celeste, el verde agua y el gris combinados con intensos colores como el amarillo, el naranja y el cayena (un tono de rojo).

Cada año Pantone ha definido el color que marcara la tendencia del año:

Todos los meeting & event planners tenemos que conocerlo para guiar a nuestros clientes y proponerles el uso del color en sus eventos.

 

Que opinan, ¿Les gusta el Orquídea Radiante?, a nosotros nos encanta como luce y resalta en la decoración y detalles de los banquetes. 

Con un poco de imaginación y mucha creatividad podemos utilizar este color en todo lo que se nos ocurra dándole un toque muy actual a cualquier tipo de evento.

ANDREA

Fuente:

www.pantone.com