MÁS QUE MODA UNA FORMA DE VIDA

Vivir de forma sana requiere que el ambiente sea igualmente saludable. Las empresas cada vez más están focalizadas en la sustentabilidad impactando cualquier giro. 

Los hoteles de Gran Turismo no son la excepción, comienzan a utilizar productos biodegradables y equipos con el menor margen de deterioro medioambiental. Artículos como el shampoo, acondicionador, jabón y crema ya están libres de químicos. Comienzan a aprovechar la energía solar y colocan accesorios para cuidar y  tratar el agua. 

El lema es: Ir más allá de lo comercializado. Buscar formas creativas para consumir menos y así el cliente queda satisfecho con el producto, regresa y lo recomienda. 

Cómo se logrará?... Dándole una experiencia más auténtica,  a través de mensajes para cuidar el planeta tierra, pero no mensajes ECO´S, no  bombardeándolos; de tal manera que los convenzas para cambiar el comportamiento. 

Mejorar la calidad de vida con humor. Por ejemplo: En las habitaciones o en el baño para reducir el consumo de agua caliente colocar una nota: Quedaste como tomate después de asolearte?.. Sabías que… bañarte con agua fría hace que la piel que está quemada por el sol se relaje y ya no sientas ardor. 

Necesitamos aprender  formas para comunicar productos sostenibles y lograr que el turista tenga respeto hacia las personas y lugar que visita.

Ejemplos de hoteles con este rubro de Sustentabilidad: hotel Explorean Club Beach en Quintana Roo y Ecoparaiso Xixim en Yucatán.

Nayeli Martinez

Ventas y Operaciones

nayelim@zahir.mx

10° Coloquio de Convenciones: PROTOCOLOS DE ACCIÓN

En el marco de Meeting Place Morelos asistimos al 10 coloquio de convenciones con el tema manejo e implementación de protocolos...

Arrancamos el día con una ponencia extraordinaria de Julio Portales que nos abrió los ojos y amplió el panorama de la situación actual de nuestro país y nos mostró áreas de oportunidad que los organizadores de eventos debemosos tomar en cuenta para atraer más eventos a nuestro país.

Una vez teniendo este panorama de nuestro México, llego el momento de hablar de protocolos de actuación en diferentes momentos fundamentales para los meeting planners:

Lorenzo Ruíz moderó el tema de crisis de riesgo y nos compartió experiencias y anécdotas muy útiles para ejemplificar el tema.

La reflexión sobre estar al tanto de lo que ocurre en el lugar al que vamos a llevar nuestro evento y la coordinación con las autoridades locales en conjunto con las personas que nos apoyan en hoteles y recintos es fundamental para resguardar a los participantes y siguiendo los protocolos adecuadamente y en todo momento trabajando en equipo.

Víctor Romero, trató el tema de la reducción de presupuestos algo que ocurre hoy día muy frecuente y que requiere de los protocolos adecuados para solucionar la situación en favor del cliente, del evento y de nosotros como las personas responsables del evento, no perder de vista el objetivo fundamental del evento al trabajar en la reducción de un presupuesto, un tema sumamente interesante y que los meeting planners enfrentamos más frecuente de lo que nos gustaría pero que también nos reta y despierta nuestra creatividad para darle solución y lograr eventos grandiosos que cumplan los propósitos para los que fue creado teniendo al cliente feliz con los resultados y ganando su lealtad.

David Díaz nos enfrentó a los protocolos a seguir cuando elegimos una sede y alimentos para nuestros eventos, ¿qué pesa más? las instalaciones que se adapten a lo que el evento y el grupo solicita aunque su servicio no sea tan bueno o una sede que en categoría pudiera ser menor pero con un servicio, actitud y calidad inigualable?

Vaya que los tres casos nos pusieron a reflexionar y a tomar en cuenta muchos aspectos para ser mucho más profesionales en nuestra labor y enfrentar adecuadamente las situaciones que se nos presentan en el ejercicio de esta labor que tanto nos apasiona y nos llena la vida.

Lo más rico fue trabajar los casos en equipos ya que al discutir las situaciones con colegas nos dimos cuenta de los diferentes puntos de vista que tenemos, compartimos las situaciones que nos han tocado vivir y como las solucionamos y fue genial conversarlas hasta llegar a un acuerdo para dar solución al caso para después escuchar las opiniones de los demás equipos y colegas.

Imagen de Revista ConvencioneS

Sin duda un coloquio que nos dejó un gran aprendizaje, muchos tips y sobre todo reflexión...

Andrea Garcia Ponds

Zahír Special Events & Meetings

7 PREGUNTAS BÁSICAS DEL EVENT & MEETING PLANNER

Cada que recibimos una llamada o un mail con una solicitud de evento hay varios aspectos fundamentales a tener en cuenta para poder orientar bien a nuestro cliente y que se logre visualizar el evento de la misma manera, enfocados hacia el mismo objetivo y al darle vida podamos cubrir y superar sus expectativas.

Las 7 preguntas básicas que guían el rumbo de un evento y las acciones a seguir por parte del meeting planner son:

¿QUÉ?

¿Qué tipo de evento  se desea realizar?

Una junta, capacitación, integración,  seminario, convención,  celebración de gala, coctel… ¿Qué tipo de montaje le gustaría? Con su respuesta podemos empezar a asesorarlo sobre lo que es más conveniente y lucirá mejor.

¿QUIÉN?

¿Quiénes serán los asistentes al evento?

Son colaboradores de la compañía, directivos,  socios, clientes, distribuidores, esto nos ayudará a perfilar e ir estructurando lo que nos está siendo solicitado.

¿Quién es el anfitrión del evento que vamos a organizar?

Es muy importante tener claro que empresa, área, director, gerente es  el anfitrión del evento independientemente de que sea o no la persona que es nuestro contacto principal para la organización del mismo.

¿POR QUÉ?

¿Por qué desea llevar a cabo el evento?

Esto nos llevará a conocer el objetivo principal que guiará todos los esfuerzos durante la planeación y desarrollo del evento y nuestra meta a alcanzar para que se cumpla como el cliente lo desea y se den de manera directa o indirecta los mensajes adecuados para que los asistentes comprendan la razón de ser del mismo y la importancia de su asistencia.

¿CÓMO?

¿Cómo le gustaría al cliente que fuera su evento?

Es fundamental poner atención y escuchar  al cliente para poder entender de qué forma está visualizando  que ocurran las cosas en el trascurso del evento, para que a partir de esto podamos empezar a darle vida a lo que tiene en mente y generar una agenda y un minute by minute dando énfasis en los que son los momentos donde se desea causar mayor impacto o atrapar la atención de los asistentes.

¿DÓNDE?

¿Dónde le gustaría que se llevara a cabo su evento?

Dentro de la misma empresa, en un recinto, hotel, locación especial.

En la misma ciudad o en otra, que tan lejana les gustaría que fuera, un destino de playa, un pueblo mágico, una ciudad colonial…

 

¿CUÁNDO?

¿Cuándo le gustaría que se llevara a cabo el evento?

A lo mejor aún no tiene una fecha definitiva, pero nos puede ayudar diciéndonos una fecha probable, mes, época, etc. para en base a esto poder armar la propuesta y dar nuestra retroalimentación en base a la temporada y el destino que se tiene en mente.

                                                      ¿CUÁNTO?

¿Cuánto está dispuesto a invertir en el evento? Conocer el presupuesto disponible nos ayudará a armar una propuesta viable basada en lo que sí se puede tener o llevar a cabo con los recursos disponibles.

Teniendo estas respuestas de parte de nuestro cliente cómo primer paso, podremos armar una propuesta adecuada  y con opciones acorde a lo que realmente nos están solicitando para desde el primer momento estar en sintonía.

ANDREA GARCIA

Zahír Special Events & Meetings

ACCIONES PARA EVENTOS SUSTENTABLES

Hoy en día cada vez vamos siendo más consientes de la importancia de cuidar nuestro medio ambiente y aportar a las comunidades que seleccionamos como sede para  los eventos, esto ha llevado a que cobre relevancia la aplicación de acciones que nos ayudan a lograr este equilibrio entre nosotros, el evento, el entorno, la comunidad local y la preservación de los recursos con los que cuenta cada destino.

Los clientes y cada uno de los meeting planners,  buscamos destacar e implementar una nueva manera de llevar a cabo los eventos con cada vez menor impacto ecológico y con mayores beneficios para los destinos que albergan por algunos días a nuestros invitados.

Algunas recomendaciones para realizar eventos sustentables serían:

* Invitaciones electrónicas o usando papel o materiales reciclados, los grupos en las redes sociales también pueden ser excelentes para invitar y confirmar asistencia.
 
* Apoyarnos de proveedores locales para evitar traslados largos con alto consumo de combustibles.


*En lugar de colocar botellas de agua, fomentar el uso de jarras de agua para reducir la cantidad de basura generada.

*Colocar hojas de papel reciclado para las notas de los asistentes. 


*Desarrollar una agenda donde no haya muchos traslados para reducir el uso de vehículos y fomentar que los invitados caminen.

*Servilletas de tela en lugar de las de papel.

*Utilizar para los menús ingredientes que se produzcan en la localidad que se eligió como sede, de esta forma se apoya a la comunidad.

*Utilizar para los centros de mesa y decoraciones flores de temporada y de ser posible que se cultiven en la región en la se llevará a cabo el evento, si el evento es de varios días utilizar la creatividad para rehusar las flores. Una tendencia que es ecológica y nos ayuda a perpetuar la experiencia del evento es el uso de macetas que los asistentes pueden llevarse y colocar en sus casas u oficinas.

*Reciclar elementos para utilizarlos en la decoración del evento es una tendencia que luce mucho y atrae las miradas de los asistentes y les encanta!!

*Regalar semillas a los asistentes para que las planten en sus viviendas o localidad.

*Colocar diferentes contenedores para clasificar los residuos generados.

*Utilizar productos locales y si además tienen el sello de comercio justo mucho mejor.

*Realizar actividades de responsabilidad social enfocadas a recolección de basura, reforestación o ayuda a comunidades locales, además de una muy buena actividad de integración la satisfacción de ayudar es inigualable.

*Dar como regalo a los invitados artesanías o artículos elaborados por artesanos o productores locales.

Es así como poco a poco y de acción en acción el objetivo es que un día todos los eventos en todos los países lleguen a ser totalmente sustentables, es una gran labor para los organizadores de eventos el aportar información a nuestros clientes de todo lo que se puede llevar a cabo y mantenernos actualizados en cuanto a las tendencias en “Green Meetings”.

¿Y tú has puesto en práctica algunas de estas acciones en tus eventos?

¿Qué otras recomendaciones nos darías para eventos sustentables?

Andrea Garcia Ponds

Zahír Special Events & Meetings