10° Coloquio de Convenciones: PROTOCOLOS DE ACCIÓN

En el marco de Meeting Place Morelos asistimos al 10 coloquio de convenciones con el tema manejo e implementación de protocolos...

Arrancamos el día con una ponencia extraordinaria de Julio Portales que nos abrió los ojos y amplió el panorama de la situación actual de nuestro país y nos mostró áreas de oportunidad que los organizadores de eventos debemosos tomar en cuenta para atraer más eventos a nuestro país.

Una vez teniendo este panorama de nuestro México, llego el momento de hablar de protocolos de actuación en diferentes momentos fundamentales para los meeting planners:

Lorenzo Ruíz moderó el tema de crisis de riesgo y nos compartió experiencias y anécdotas muy útiles para ejemplificar el tema.

La reflexión sobre estar al tanto de lo que ocurre en el lugar al que vamos a llevar nuestro evento y la coordinación con las autoridades locales en conjunto con las personas que nos apoyan en hoteles y recintos es fundamental para resguardar a los participantes y siguiendo los protocolos adecuadamente y en todo momento trabajando en equipo.

Víctor Romero, trató el tema de la reducción de presupuestos algo que ocurre hoy día muy frecuente y que requiere de los protocolos adecuados para solucionar la situación en favor del cliente, del evento y de nosotros como las personas responsables del evento, no perder de vista el objetivo fundamental del evento al trabajar en la reducción de un presupuesto, un tema sumamente interesante y que los meeting planners enfrentamos más frecuente de lo que nos gustaría pero que también nos reta y despierta nuestra creatividad para darle solución y lograr eventos grandiosos que cumplan los propósitos para los que fue creado teniendo al cliente feliz con los resultados y ganando su lealtad.

David Díaz nos enfrentó a los protocolos a seguir cuando elegimos una sede y alimentos para nuestros eventos, ¿qué pesa más? las instalaciones que se adapten a lo que el evento y el grupo solicita aunque su servicio no sea tan bueno o una sede que en categoría pudiera ser menor pero con un servicio, actitud y calidad inigualable?

Vaya que los tres casos nos pusieron a reflexionar y a tomar en cuenta muchos aspectos para ser mucho más profesionales en nuestra labor y enfrentar adecuadamente las situaciones que se nos presentan en el ejercicio de esta labor que tanto nos apasiona y nos llena la vida.

Lo más rico fue trabajar los casos en equipos ya que al discutir las situaciones con colegas nos dimos cuenta de los diferentes puntos de vista que tenemos, compartimos las situaciones que nos han tocado vivir y como las solucionamos y fue genial conversarlas hasta llegar a un acuerdo para dar solución al caso para después escuchar las opiniones de los demás equipos y colegas.

Imagen de Revista ConvencioneS

Sin duda un coloquio que nos dejó un gran aprendizaje, muchos tips y sobre todo reflexión...

Andrea Garcia Ponds

Zahír Special Events & Meetings

RETOS DEL MEETING PLANNER ACTUAL

Hoy día como meeting planners nos enfrentamos a retos diarios para poder ser la mejor opción para nuestros clientes tales como:

*Certificarnos para darle mayor valor y peso a nuestros conocimientos y mayor certeza al cliente sobre el servicio que brindaremos.

*Conocer y estar al tanto de las tendencias  en cuanto a colores, decoración, temáticas, shows.

*Tener conocimientos y herramientas sobre green meetings, responsabilidad social y sustentabilidad que la mayoría de los clientes ya lo están tomando muy en cuenta para implementar acciones al respecto en sus eventos.

*Mantenernos actualizados sobre aperturas y remodelaciones de recintos, hoteles y locaciones que podríamos llegar a utilizar para el perfil de eventos que trabajamos, tanto en nuestro país como en otros y darnos la oportunidad para ir  a verlos físicamente para poder ofrecer una recomendación acertada a nuestros clientes.

*Estar al tanto de aplicaciones y software que tanto a nosotros como a nuestros clientes nos ayudan a tener un mejor control y facilitan la operación del evento.

*Construir una red de proveedores que realmente podamos considerarlos una extensión de nuestro equipo de trabajo y tener plena confianza en el servicio o producto que ofrecen.

*Asistir a las expos y eventos especializados para Turismo de Reuniones  en nuestro país y fuera de este, ya que además de que nos brindan un programa de ponencias y capacitación muy profesional y actual, las oportunidades de networking nos permiten ir construyendo alianzas comerciales con verdaderos profesionales.

*Ante los clientes de hoy día mucho más informados tenemos el reto de mostrarles porque somos verdaderos profesionales y especialistas en lo que hacemos y esto solo se logra estando la tanto de “todo” lo que ocurre alrededor de lo que hacemos para brindarle asesoría y recomendación en base a lo que funciona actualmente y genera verdaderas experiencias.

*Asesorar a nuestros clientes en cuanto a lo que es viable o no de acuerdo al presupuesto o sede del evento y brindar opciones que sustituyan lo que no es posible.

*Optimizar el presupuesto asignado a cada evento sin que esto límite nuestra creatividad para crear experiencias memorables.

Retos interesantes que nos desafían día con día y ante los que no tenemos otra opción que superarlos e implementar estrategias alineadas  a estos en nuestro desarrollo y practica profesional.

Andrea Garcia Ponds

Zahír Special Events & Meetings

TENDENCIAS EN LOS EVENTOS 2015

A una semana de haber empezado el segundo mes del 2015 y de acuerdo  a los eventos que ya hemos realizado y a las solicitudes para los próximos meses quiero contarles sobre las tendencias que están predominando:

• Color del año 2015: Marsala, determinado por Pantone, nos da una  gran variedad de opciones para usarlo y generar detalles y ambientes para los eventos.

• Cada vez menos banquetes formales y más alternativas para ofrecer a los invitados experiencias gourmet al mismo tiempo que son libres de moverse e interactuar con los demás asistentes.

• Montajes con un toque de brillo ya sea en servilleta, centro de mesa, mantel...

• La conexión a internet ya no es una opción sino una necesidad básica que es fundamental e incluso puede ser determinante en la decisión de la selección de una sede o recinto y de la calificación general de un evento, la falta de una red wifi o un funcionamiento deficiente de la misma puede hacer que aunque todo lo demás haya sido perfecto la impresión y recuerdo del evento sea mala.

• Uso de vídeos para compartir testimonios y experiencias de los eventos así como medio de invitación. El streaming seguirá cobrando fuerza.

• Mayor demanda de eventos virtuales que permitan a los clientes ajustar sus presupuestos y optimizarlos.

• Uso de aplicaciones que permitan a los asistentes participar en tiempo real aportando sus comentarios, dudas e inquietudes sobre los temas del evento. 

• Green Meetings, la implementación de acciones en pro de la ecología y la sustentabilidad logrando cada vez mejores resultados con la huella que cada evento deja pasando de negativo a positivo.

• Implementación de juegos, sin duda la gamificación sigue expandiéndose y cobrando fuerza para transmitir mensajes y contenido a través de la diversión.

• Generación de experiencias donde los invitados sean parte fundamental y puedan compartirlo en las redes sociales.

• Ponencias, talleres, presentaciones de producto y capacitaciones vivenciales: si no lo haces, ni lo vives...no lo aprendes!!

  

• Montajes divertidos, diferentes incluso con mezcla de estilos para romper la formalidad y propiciar la convivencia e interacción entre los invitados.  

• Generación de espacios, actividades y momentos que generen networking entre los participantes es una demanda cada vez más frecuente de los clientes y que ya no se puede dejar al azar sino debemos plantearla cuidadosamente.

Una tendencia que desde que se hizo presente continua cobrando fuerza son los cortos tiempos para la planeación y organización que los clientes nos dan y consideran para sus eventos.

Los destinos, hoteles y proveedores serán seleccionados por la experiencia que proporcionen para cada evento logrando que sea memorable.

Cada día los clientes cuentan con más acceso a información y fotografías por lo que como organizadores de eventos, debemos estar actualizados de lo que ocurre en nuestro medio, con nuestros proveedores e innovar en la forma en que vendemos nuestros servicios pero sobre todo en nuestras propuestas y demostrando en la operación de cada evento que el cliente tomo una gran decisión al ponerlo en nuestras manos.

Sin duda me parece que 2015 llega con mucha fuerza para decirnos a los organizadores que debemos romper esquemas para marcar la diferencia, los clientes ya no quieren más de lo mismo de siempre.

Muy interesante y divertido el reto!! No creen?

 Andrea García Ponds

Zahír Special Events & Meetings

andreag@zahir.mx 

Congreso de Bodas y Eventos Especiales 2014

Estuvimos en León, Guanajuato participando en el Congreso Latinoamericano de Bodas y Eventos Especiales 2014, dónde durante 3 días vivimos una experiencia magnífica que conjugó una capacitación extraordinaria con ponentes de primer nivel que nos transmitieron sus conocimientos, energía, tips, emociones logrando despertar nuestra curiosidad por ampliar los temas y lo más importante inspirarnos a crear mejores experiencias en cada uno de nuestros eventos.

Gracias a Canirac León descubrimos locaciones maravillosas y llenas de encanto que cuentan con profesionales a su cargo para ayudarnos a crear momentos inolvidables.

Cada ponencia, el piso de exposición y los eventos sociales nos ofrecieron un networking muy enriquecedor que nos ayudó a conocer nuevos proveedores, generara alianzas entre colegas y lo más importante nuevos amigos.

Bárbara Diez (Argentina), un gran ejemplo de perseverancia y de que con una meta fija en mente se puede lograr lo que sea creyendo en nosotros, además tuvimos la oportunidad de recibir algunos consejos de su parte y una felicitación por nuestro aniversario!!

Dagyi (México), siempre con información muy valiosa de las mega tendencias que nos ayudan a estar un paso adelante con lo que viene en los próximos años, excelente tema.

Dan Berger (Estados Unidos), magníficos tips para descubrir, focalizar y encausar nuestra inspiración para ser más creativos, además de una ponencia divertida, enorme gusto conocerlo.

Ruchir Mewawala (India, Estados Unidos), interesante conocer sobre "Bollywood", impresionante trabajo que lleva a cabo, muy grato conocer de significados y tradiciones de otras culturas, hasta nos puso a bailar jaja muy divertido.

Chef Eduardo Wichtendahl (México), si ya era su fan con su programa en H&H, después de escuchar en vivo su pasión por México, nuestras tradiciones y la gastronomía mexicana,  ahora lo admiró más, un gran ejemplo a seguir!!

Noé Ariza y Carmen Laborin (México), siempre con nuevas locaciones encantadoras que recomendarnos.

Monica Restrepo (Colombia), excelentes consejos sobre protocolo y muy fáciles de llevar a cabo solo es cuestión de poner atención a los detalles.

Mari Carmen Obregón (México), un “WOW Parade” increíble y fantástico, la presentación de su libro, wow un gusto poder estar ahí y disfrutar de esa inspiración creativa que nos contagia para seguir viendo mariposas amarillas.

Tony Yarto (México), desenredó las dudas sobre las redes para enfocarlas de acuerdo a nuestros objetivos de negocio.

Paulo Carvajal (Colombia), energía y dinamismo que nos puso a pensar y reflexionar sobre nuestras marcas y propuestas de valor, nos encantó.

Muchas felicidades a todo el comité organizador, Kitzia, Minty, Natalia y todo su equipo por la gran agenda que armaron para nosotros tan variada y rica en temas que nos dejaron con muchas ganas de más, al destino León por mostrarnos todo el potencial que tienen, lo preparados que están  y  lo profesionales que son para recibir  nuestros eventos.

Me faltan palabras para describir la gran experiencia vivida en León!!

Nos vemos en YUCATÁN 2015…

Andrea Garcia

Zahír Special Events & Meetings

andreag@zahir.mx